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Home office: guia completo para gestão de equipes remotas

Muito tem se falado sobre as pessoas trabalharem de forma remota, principalmente com o advento da pandemia da COVID 19, o que levou muitas empresas a adotarem o home office, um escritório doméstico para profissionais dos mais diversos segmentos produtivos realizarem suas atividades. 

No entanto, à medida que as empresas planejam implementar um novo modelo de trabalho, associando o retorno aos escritórios físicos, somado às facilidades que o home office proporciona, há uma necessidade de dinamizar o gerenciamento de equipes. 

Vale ressaltar que o conceito de equipes remotas existe há algum tempo, mas assumiu um papel cada vez mais importante quando os aplicativos, ferramentas e ecossistemas de trabalho digital se tornaram mais presentes nas empresas e nos lares dos funcionários. 

Atualmente, uma parte significativa da força de trabalho, que vai desde escritório contábil e setores administrativos até segurança patrimonial, consiste em equipes que trabalham seguindo o modelo de home office. 

As equipes remotas oferecem uma série de benefícios para empresas e funcionários. Entretanto, se a mudança para a digitalização organizacional ainda está no começo, é provável que se encontre uma infinidade de desafios nesse processo de adequação. 

Mas ainda, há mais oportunidades e cenários a se desenharem com a evolução da tecnologia e maior adesão ao formato de teletrabalho.

Mesmo com a tecnologia moderna à disposição, tanto gestores quanto às equipes de trabalho podem enfrentar dificuldades para se adaptar aos novos protocolos e procedimentos envolvidos no trabalho remoto. Ainda assim, o modelo agrega diferentes benefícios e fácil adaptação. 

Confira as especificidades do modelo de atuação ao longo deste artigo.

Gerenciamento de equipes híbridas

Uma equipe híbrida é composta por funcionários que trabalham em um escritório físico, enquanto outra parte trabalha em home office, ou mesmo que atuam de forma intercalada, realizando o trabalho remoto em alguns dias da semana e a atividade presencial em outros.

É uma forma de trabalho flexível que as organizações implantam para otimizar a produtividade conforme as distribuições de atividades entre as equipes, bem como o orçamento. 

Gerenciar equipes híbridas pode parecer intimidante e desafiador, à princípio, mas logo os gestores podem superar as dificuldades iniciais, e começar a enxergar os verdadeiros benefícios que esse modelo de trabalho proporciona. 

Como gestor(a) e líder, é crucial que o profissional responsável tenha sistemas ou ferramentas que facilitem uma melhor comunicação e que agilizem os processos de trabalho de todos os setores. Como, por exemplo, uma operação de uma empresa de ar condicionado – ou qualquer outro setor. Assim, é preciso manter a responsabilidade de todos os envolvidos.

A tendência é melhorar o engajamento e promover, da melhor forma possível, a cultura organizacional da empresa.

Deste modo, tanto gestores(as) que estão presentes em um escritório presencial quanto aqueles que trabalham com equipes remotas precisam de planejamento, pensamento estratégico e muita prática. 

Dessa forma, vale a pena conhecer as dicas e práticas apresentadas a seguir, com as ferramentas certas para envolver todos os funcionários e manter tudo de maneira eficiente.

  1. Resultados transparentes

O trabalho remoto é um processo independente, pois nem sempre é possível exigir uma reunião ou relatórios de progresso. Como por exemplo, os representantes comerciais que vendem tinta epóxi preço de mercado estão por conta própria, exigindo certa organização dos profissionais autônomos(as). 

Por um lado, tem mostrado aumentos drásticos em eficiência e produtividade. No cenário oposto, as demandas podem ficar confusas e abrir espaço para desalinhamentos.

Assim, é necessário criar processos e formas de acompanhamento dessa atividade, mesmo que em relatórios mais dinâmicos.

A melhor maneira de gerenciar um desafio, quando este surge, é declarando de forma transparente  quanto às entregas em relação às tarefas solicitadas. 

Dessa maneira, os funcionários sabem o que o gestor quer e podem trabalhar seguindo uma lista. É possível utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos para acompanhar as entregas e solicitar aos membros da equipe que atualizem o progresso à medida que avançam.

  1. Plataformas de comunicação

Como reuniões presenciais em escritórios podem não ser uma opção, na maioria dos casos, apenas o uso de e-mail pode não ser o suficiente. É preciso apresentar aos colaboradores outras plataformas de comunicação para poder acompanhar a programação geral. 

A tecnologia é primordial nesse momento, pois há diversos aplicativos que ajudam no momento de uma conversa em conjunto, inclusive com imagem e som ao vivo.

Deve-se levar em consideração que possa haver construtoras em SP em que os funcionários podem estar trabalhando em horários diferentes, ou até mesmo em fusos específicos, e isso deve ser levado em consideração. 

Para facilitar a comunicação, uma ideia é dividir a equipe em grupos menores, para que todos tenham a chance de falar e se posicionar sobre o andamento do projeto e estabelecer métricas para as reuniões e encontros. 

  1. Necessidades sócio-emocionais

A palavra-chave que tem sido muito empregada nos ambientes de trabalho nos últimos anos tem sido inteligência emocional, e por um bom motivo. 

Como gestor(a) ou líder, é preciso ter habilidades de gestão de pessoas, pois a empatia e a consciência emocional são princípios de liderança que devem repercutir nas equipes. E isso se torna ainda mais essencial quando se trata de home office e trabalho remoto. 

Ansiedade e estresse são problemas comuns entre as pessoas que passam a maior parte do tempo trabalhando em casa. 

Parte do gerenciamento de funcionários remotos é ser sensível quanto às necessidades de rotina, seja estender um prazo ou simplesmente ouvir as preocupações que acometem o ser humano.

Fazer isso ajuda a manter as conexões pessoais vividas, apesar da falta de presença física. Também desempenha um grande papel em afetar positivamente a cultura da equipe. 

Oferecer pequenos subsídios beneficia a força de trabalho remota, de uma forma ampla. 

Essa margem de manobra se traduz, literalmente, em melhor qualidade de trabalho, lealdade à empresa e motivação por parte dos funcionários.

  1. Resultados sobre os processos

Quando se trata de escritorio virtual, um gestor não pode se concentrar muito no processo de trabalho de cada funcionário.

É importante entender que cada um deles tem uma forma de trabalho e outros aspectos ocorrendo. Assim, é preciso identificar insights e melhorias possíveis, mas reforçar processos que precisam ocorrer.

Além disso, os horários de atuação tornam-se cada vez mais flexíveis, desde que haja comprometimento com as entregas e resultados.

Ou seja, é cada vez menos necessário que os colaboradores trabalhem em um horário fixo, das 9h às 17h, como ocorria em uma linha de produção industrial de tubos galvanizados, ou mesmo consistentemente por muitas horas seguidas. 

A maioria dos funcionários que estão alocados em uma residência trabalha em intervalos mais curtos, espaçados ao longo do dia, adotando até sistemas de produtividade, como o pomodoro. 

O trabalho remoto é um formato que depende da independência dos funcionários, mesmo que haja o suporte e acompanhamento de forma mais flexível. 

  1. Incentive abordagens criativas

Como os funcionários precisam confiar muito no próprio julgamento e discernimento, é preciso incentivá-los a resolver problemas de formas criativas. Se eles se reportam ao gestor a cada problema que surge, perde-se um tempo valioso. 

Quando um profissional tem espaço para experimentar propostas novas, os funcionários se sentem mais fortes, e intimamente relacionados com a empresa. Isso incentiva:

  • Ideias criativas;
  • Lealdade à empresa;
  • Maior responsabilidade;
  • Soluções eficientes.

Ele também tem o benefício adicional de trazer novas vozes para dentro das equipes. Quando cada trabalhador está engajado no local de trabalho, o nível de conversa e o fluxo de ideias aumentam de forma automática, melhorando os resultados obtidos.

  1. Inclusão de equipe

Se uma empresa está trabalhando em diferentes níveis de aplicação, e tem funcionários internos e remotos, é preciso preencher a lacuna que existe entre eles. 

Cabe ao gestor fazer com que os funcionários remotos se sintam incluídos porque, mesmo que estejam produzindo em home office, eles são membros iguais dentro de uma equipe. 

Além disso, se a equipe remota precisar trabalhar em conjunto com os funcionários do escritório, é preciso verificar se todos estão em uma mesma sintonia. 

Uma solução é combinar reuniões online e tomar medidas para garantir que ambos os conjuntos de trabalhadores se comuniquem de forma eficaz. 

O sucesso de uma empresa depende de todos estarem na mesma página, em termos de identidade de marca, estratégia de negócios e objetivos de longo prazo. 

  1. Evite multitarefas

Dentro da modernização da cultura organizacional, é perceptível que a multitarefa não é boa ação para a produtividade. 

Esse é um problema comum em configurações regulares de escritório, onde memorandos intermináveis e reuniões regulares mantém os funcionários focados em tarefas diversas e demandas que surgem.

É preciso evitar esse problema quando se trata de estratégia de trabalho remoto. Relatórios formais e e-mails em sequência que exigem respostas individuais forçam uma interrupção de fluxo de trabalho que prejudica a produtividade. 

Além disso, é preciso compreender que a distribuição de várias tarefas ao mesmo tempo, para um mesmo funcionário, reduz a dedicação e a atenção para um projeto importante. 

  1. Entenda os vários tipos de trabalhadores remotos

Cada pessoa é um indivíduo único, e isso também se aplica aos trabalhadores remotos. Alguns profissionais trabalham melhor sem qualquer tipo de interferência, enquanto outros requerem assistência ou suporte ocasional. 

Assim, certos funcionários dividem uma tarefa e começam a trabalhar assim que ocorre a distribuição das atividades. Entretanto, outros precisam fazer perguntas detalhadas antes de estarem prontos para começar. 

Portanto, essas diferenças devem influenciar os estilos de gerenciamento de equipes remotas de um negócio, seja ele de empresa de portaria virtual ou mesmo profissionais de contabilidade em escritório virtual.

Conclusão

O home office está pronto para se tornar algo corriqueiro nas empresas evoluídas, principalmente aquelas que entendem a dinâmica do mercado e as facilidades que a tecnologia proporciona, de uma forma geral. 

O sucesso da implementação nas empresas se torna, a cada dia que passa, mais importante. 

Definitivamente, pode haver alguns contratempos no princípio do home office, e tanto gestor quanto a equipe responsável pelas atividades, como portaria remota, podem se sentir sobrecarregados durante um tempo.

Ainda assim, ao colocar em prática as estratégias certas de trabalho remoto, que funcionam para a empresa e para a equipe, eventualmente chegará a um patamar em que todos possam trabalhar sem problemas no novo cenário que se apresenta, com pouco ou nenhum problema, tendo resultados ainda mais otimizados e mais economia de tempo e orçamento.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.